Le porteur de projet

Coordonnées de la structure :

Centre de gérontologie d’Aix en Provence
40 cours Arts et Métiers
Aix-en-Provence 13100
Type de structure :
Autre

Coordonnées du contact :

Jamgotchian Patrick
Qualité : Directeur
Téléphone professionnel : 04 42 17 11 11
Courriel professionnel : patrick.jamgotchian@hstv.fr

Contexte

L’origine
• Nécessité de structurer la gestion de crise pendant la phase covid ;
• Volonté des membres du CVS de poursuivre la dynamique engagée ;
• Une culture du partenariat entre usagers et professionnels initiée depuis des années et déjà primée par des labels droits des usagers HSTV.

La finalité
• Faire fonctionner le CVS en phase Covid ;
• Informer régulièrement les familles et répondre à leurs interrogations ;

La description du projet
L’établissement a structuré de nombreuses actions :
o Organisation de CVS extraordinaires pendant la phase de confinement dans les EHPADs du groupe ;
o Organisation de visioconférences hebdomadaires de 30 mn avec les familles (80 personnes participantes) ;
o Réalisation d’une enquête sur le vécu pendant le confinement par les membres du CVS ;
o Création d’un groupe Facebook pour communiquer avec les familles en mode privé.
o Création d’une boite à bonnes idées / retours d’expériences partagées avec les établissements du groupe ;

Les acteurs
• Les usagers et représentants des usagers des CDU et des CVS du centre HSTV d’Aix-Lambesc ;
• Les familles et les proches des sites ;
• Le directeur de l’établissement ;
• L’ensemble des professionnels.

Les axes prioritaires :

• L’effectivité des droits des usagers dans le contexte de la COVID-19

La réalisation

La mise en œuvre
•En cellule Covid, réaffirmation par le directeur de la volonté d’associer les usagers et leurs représentants aux choix posés ;
•Organisation de la concertation en établissements :
o« Nous avons été associés très régulièrement aux différentes informations(fermetures, visites, réouverture…). Les décisions ont été prises en étroite collaboration avec le CVS. Rapidement des réunions en visio Zoom ont été mis en place par le Directeur avec environ 50 participants en moyenne de familles de résidents.
oLa montée en puissance de Famileo, la mise en place sur Facebook du groupe Ephad a permis aux familles d’avoir des nouvelles via des photos des résidents et parfois de petites vidéos » témoignage du président de CVS.
•Le CVS a effectué une enquête auprès des familles après le confinement. Les résultats ont été présentés au CVS et au professionnels ;
•Réorganisation des animations et de la vie au sein de l’établissement.

Projet initié en :
2020

Projet mis en œuvre en :
2020

Comment et combien ?
•Pas de frais spécifique engagé pour la concertation avec les usagers ;
•Les réorganisations ont engendré des frais supplémentaires qui ont été remontés à l’ARS.

La communication
•Informations partagées via les comptes rendus des cellules covid groupe, des cellules covid-établissement ;
•Visioconférences internes et externes HSTV.

Et après

Les résultats
•Le RETEX covid, réalisé dans l’ensemble des établissements et consolidé au niveau groupe, a mis en évidence que la structuration de la gestion de crise est un point fort de cette période. Le RETEX covid a été réalisé en association avec les représentants des usagers ;
•Une meilleure articulation et communication entre les représentants des usagers et direction ;
•Des mesures adaptées à la situation et aux besoins des usagers ;
•Le RETEX a programmé les actions suivantes :
o Partager le RETEX aux instances de l’établissements et du groupe ;
o Mesurer l’impact du confinement sur les résidents et sur les patients : Enquête auprès des résidents/patients (enquête réalisée par les représentants des usagers) ;
o Pérenniser les organisations cellule covid ;
o Pérennisation du groupe éthique ;
o Poursuivre la concertation régulière avec les RU (CVS/CDU) et les RP ;

Evaluation et suivi
•Une enquête sur l’implication des représentants des usagers durant la phase de confinement va être réalisée par la commission des usagers du groupe ;
•Indicateurs :
o Nombre de réunions visio avec les familles : 15 par EHPAD
o Nombre d’initiative identifiées dans le répertoire des bonnes pratiques : 30

Quelques conseils et témoignages
En voici quelques retours des familles :
"- Il est réconfortant pour nous de vous lire dans un moment complexe où la communication avec les familles est essentielle.
– C’est très rassurant, pour la famille de visualiser ce qui se passe dans les murs, surtout lorsque son conjoint ne peut plus se faire comprendre, ni communiquer.
– Encore mille mercis pour la célérité, la bienveillance, la fidélité de vos écrits… Nous avons de la chance d’être accompagnés par votre équipe.
– Je souhaitais vous adresser un grand merci pour ces comptes-rendus qui sont extrêmement précieux, extrêmement bien faits, constructifs, et bienveillants et qui rassurent face à l’éloignement entre les résidents et leurs proches.
Un grand bravo pour cet exercice pas facile et qui prend du temps."